Vai planejar um evento e não quer passar estresse? Veja nossas dicas!
Planejar um evento corporativo não deve ser um bicho de sete cabeças, mas é uma tarefa que demanda cuidados. Para dar conta de tudo sem estresse, basta manter a organização, contar com uma equipe de confiança e ser capaz de delegar funções sem perder o bom humor.
Para começar o trabalho, crie um check list completo que deve ser distribuído para toda a equipe. O ideal é criar e compartilhar a lista de tarefas em meio eletrônico – há diversos aplicativos que cumprem essa função – assim, é possível marcar as tarefas realizadas (ou o status de cada uma) em tempo real e de modo que todos os envolvidos tenham acesso, assim, evitam-se malentendidos, trabalhos repetidos e desgastes desnecessários.
A tecnologia é excelente aliada durante toda a organização de um evento, desde o planejamento ao feedback dos participantes, passando pelas confirmações de participantes e a experiência de cada um nos dias do evento.
Se você tem a missão de organizar o evento perfeito, mantendo um bom clima entre a equipe, preste atenção nestas dicas.
COMO ORGANIZAR UM EVENTO SEM ESTRESSE
Defina qual será o tema e qual o público-alvo do evento
O tema do evento deve ser de interesse aos profissionais da sua empresa (nicho ou mercado), deve interessar a parceiros de negócios, estudantes e demais profissionais da área.
Com isso determinado, foque no público-alvo, que pode ser interno ou externo; local, regional, nacional ou até internacional; qual o nível da carreira se encontram etc. Defina, ainda, o número de participantes.
Escolha a data e o local com antecedência
Quanto antes definir a data do evento, maiores serão as chances de conseguir bons lugares e melhor negociação de valores com os fornecedores e participantes e mais tranquilidade você terá para realizar as tarefas.
Se o evento tiver a participação de pessoas de cidades diferentes, escolha os dias de modo a considerar que o fim de semana possa ser usado para o deslocamento.
Para a escolha do local, faça uma lista de lugares disponíveis na cidade de acordo com a região ou o bairro em que deseja realizar o evento. Dê prioridade a lugares em bairros centrais, pois isso facilita o acesso de todos, inclusive da equipe de trabalho antes e durante o evento.
Visite pessoalmente todos os lugares listados anteriormente e considere os que oferecem melhor infraestrutura aos participantes.
Hotéis são lugares bastante recomendados, pois contam com uma completa infraestrutura para o evento e ainda permitem que os participantes fiquem hospedados no local, sem necessidade de descolamento.
[Conheça as vantagens de fazer seu evento corporativo no Centro de Florianópolis.]
Determine o formato e a duração do evento
Como será o evento? Palestra, congresso, workshop? Haverá cofeebreak ou outra refeição oferecida? As pessoas deverão ficar dispostas de que maneira nos ambientes? Qual o tempo de duração de cada atividade?
Tudo isso deve ser definido com antecedência, pois somente com esses dados é possível buscar os fornecedores, convidar palestrantes e outros participantes e divulgar o evento.
[Conheça os tipos de eventos corporativos mais comuns]
Contrate os palestrantes e os fornecedores
Convide formalmente os palestrantes, e defina antecipadamente o pagamento e as passagens e reserva em hotel (caso residam em outra cidade); confirme as presenças uma semana antes do evento e tenha um plano de ação em caso de desistência ou contratempo que impeça a presença de algum deles.
Antes de contratar os fornecedores, haja da mesma maneira da contratação do lugar: pesquise, liste as opções e conheça cada um deles.
Você vai precisar de serviço de alimentação – e, novamente, nesse quesito, hotéis sejam uma opção interessante, pois muitos, como o Faial Prime Suites, oferece um rico e diversificado serviço de coffee break, além de almoço e jantar –; serviço de social media e assessoria de imprensa; de aluguel de equipamentos eletrônicos, projetores, telões etc.
[Leia mais: Passo a passo para organizar o seu evento corporativo sem erros]
Com confiança na equipe de trabalho e nos fornecedores, é possível aproveitar todos os momentos da organização de um evento de forma leve e sadia.
